Документы связанные с архивом


1. Сроки хранения бухгалтерских документов

Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, имеют различные сроки хранения. Однако большая часть документов имеют сходные сроки хранения и их можно уничтожить (выделить к  уничтожению) спустя определенное время.

Согласно Перечней документов с указанием сроков хранения 2001 и 2007 года, срок хранения большинства документов – 3 года после комплексной  налоговой проверки (при этом год, в котором проводилась проверка не учитывается).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. (ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА 30.04.1997 № 5)

Так, в 2011 году подлежат списанию и уничтожению документы организаций, у которых комплексная налоговая проверка проводилась в 2007 году. Как правило, подлежит списанию основная масса бухгалтерских документов, документов отдела кадров и секретариата.

Из документов бухгалтерии подлежат списанию:
   • банковские документы;
   • кассовые документы;
   • авансовые отчеты и документы к ним;
   • командировочные удостоверения, отчеты и документы к ним;
   • журналы-ордера;
   • оборотные ведомости, карточки и анализы счетов;
   • товарные, товарно-транспортные накладные и документы на отгрузку и получение продукции;
   • законченные договоры, контракты;
   • акты приемки-сдачи выполненых работ;
   • путевые листы и документы по учету топлива;
   • документы к 76, 60, 10 и другим счетам бухгалтерского учета;
   • документы по приходу, архивом учету и списанию бланков строгой отчетности;
   • документы по проведению инветаризации основныхсредств, товарно-материальных ценностей, МБП, ГСМ, нематериальных активов, расчетов и др.;
   • документы по расчету заработной платы;
   • больничные листки и табели учета рабочего времени;
   • материальные и товарные отчеты;
   • главные, кассовые книги, книги покупок, продаж и другие вспомогательные книги и журналы;
   • другие документы.

Отдел кадров может выделять к уничтожению:
   • приказы по отпускам;
   • приказы по командировкам работников по Республике Беларусь;
   • заявления работников;
   • другие документы, не вошедшие в состав личных дел.

Секретариат, приемные и канцелярии, как правило, списывают переписку по хозяйственным вопросам, различные книги и журналы.

В процессе архивной обработки наши специалисты проводят экспертизу ценности документов.

 

2. Начало обработки.
Экспертиза ценности документов.

Первоначальная архивная обработка производится описательным методом. Наши специалисты просматривают предоставленные документы с целью разделения их на виды:
   • документы и истекшими сроками хранения;
   • документы по личному составу;
   • документы постоянного срока хранения;
   • документы длительного срока хранения.

 

3. Списание (выделение к уничтожению) документов

В процессе экспертизы ценности документов дела с истекшими сроками хранения заносятся в акт о выделении к уничтожению документов, а сами дела связываются в связки, помечаются и хранятся в организации до конца обработки.
Сама обработка проводится непосредственно на предприятии и занимает от 2-х до 5-ти дней в зависимости от объема документов

Отобранные документы длительного срока хранения по реестру передаются на обработку в офис нашей компании.


4. Обработка документов длительного срока хранения для дальнейшего хранения.

Списание (выделение к уничтожению документов) и их уничтожение производится только после формирования дел и составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Поступившие на обработку документы проходят экспертизу ценности документов с полистным просмотром и формируются в дела по видам документов и срокам хранения.

К делам постоянного хранения относятся:
   • уставные и учредительные документы;
   • протоколы заседаний комиссий;
   • приказы по основной деятельности;
   • штатные расписания;
   • отчеты о финансово-хозяйственной деятельности (годовые бухгалтерские балансы);
   • годовые статистические отчеты;
   • переписка по основной деятельности и др.

К делам по личному составу относятся:
   • приказы по личному составу;
   • приказы о длительных и зарубежных командировках;
   • личные дела и карточки уволенных работников;
   • лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы и др.

 К делам длительного срока хранения относятся:
   • документы связанные с  травматизмом и несчастными случаями на производстве и в организациях;
   • протоколы заседаний аттестационо-квалификационных комиссий по вопросам аттестации и повышения квалификации работников;
   • протоколы заседаний комиссий по назначению пособий;
   • другие документы специфического характера.

Согласно Постановления Минюста документы связанные с архивом РБ от 1 ноября 2010 г. № 86 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 и постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82» изменены сроки хранения документов, связанных с учетом операций в иностранной валюте. Теперь большинство из них имеет срок хранения  - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

 


5. Окончание обработки.

После разделения документов по срокам хранения они систематизируются и формируются в дела для составления описей дел.
Дела длительного срока хранения в архив не сдаются и хранятся отдельно до истечения сроков хранения. На них может составляется опись дел временного хранения, при этом дела не нумеруются и могут хранится в скоросшивателях и папках.

Дела постоянного хранения и по личному составу включаются в две раздельные описи. При этом дела формируются как правило за один календарный год, листы дел систематизируются и нумеруются. Дела объемом до 50 страниц подшиваются в четыре прокола, а свыше 50 листов переплетаются. При этом объем дела не должен превышать 250 страниц по количеству и 4 сантиметров по толщине.

При значительном объеме документов допускается документы по заработной плате (лицевые счета, расчетные ведомости) формировать отдельно и составлять на них отдельную опись. Это делается для удобства работы с ними бухгалтеров по зарплате либо других ответственных лиц при выдаче гражданам справок для начисления пенсий, пособий и др.

На сформированные документы составляются описи согласно, которых обложки дел шифруются, на них проставляются заголовки дел, крайние даты и сроки хранения.

По результатам обработки в обязательном порядке составляется историко-архивная справка. В ее первой части описывается история создания предприятия или организации, их структура, направления и виды деятельности, их изменения и др. Во второй части справки указывается, когда и кем была произведена обработка документов, какие документы обрабатывались, за какой период, какие дела были выделены к уничтожению и на хранение, по какому принципу построены описи дел и др.

Обработанные документы передаются по акту према-передачи дел в организацию. В организации приказом руководителя создается экспертная комиссия и назначается дата ее заседания. Экспертная комиссия рассматривает, согласовывает или утверждает представленные нашими специалистами описи дел и передает их на утверждение руководителю. После утверждения руководителем описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также акта о выделении  к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения отобранные на списание документы можно уничтожать. Документы сдаются предприятия, ведающим заготовкой вторичных ресурсов, данные документа о сдачи макулатуры вносятся в акт о выделении к уничтожению документов.

 

6. Внеофисное хранение документов

Предлагаемая форма хранения документации экономит офисные площади, сокращает расходы по арендной плате, а в ряде случаев и ускоряет время поиска необходимого документа путем систематизации дел и внесения их названий в электронную базу, доступ к которой осуществляется посредством Интернет.

Данная услуга оказывается нашим патнером - Компанией REISSWOLF. Улуги по конфиденциальному архивному хранению документов


Наиболее полную информации об этом новом виде услуг можно получить на официальном сайте компании REISSWOLF в РБ по адресу: http://www.reisswolf.by/

 

7. Итог.

Проведенная вовремя архивная работа позволяет сократить издержки на содержание документооборота, сократить площади, отведенные под хранение документов, обеспечить сохранность документов согласно требованиям законодательства Республики Беларусь.  Посмотреть фотографии готовых работ >>

Более подробную информацию об услуге
и стоимости видов работ вы можете получить
по телефонам:
(017) 299-00-47,
(017) 299-00-48


(029) 108-70-57 (Velcom)
(029) 708-70-57 (МТС) 
Мурашко Андрей

(029) 650-35-02
Левин Владимир (Velcom)

 

 

 

 

Вернуться к началу >>


Источник: http://old.pbk.by/archiv



Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Нормативная база архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь Вязание игрушек лев

Документы связанные с архивом Документы связанные с архивом Документы связанные с архивом Документы связанные с архивом Документы связанные с архивом Документы связанные с архивом Документы связанные с архивом Документы связанные с архивом

Похожие новости